Combien coûte l'infogérance pour une TPE ou PME ?

C'est la première question posée en rendez-vous, et la réponse honnête est frustrante : cela dépend. Non pas pour éviter le sujet, mais parce que deux entreprises de douze salariés peuvent avoir des systèmes d'information radicalement différents. Voici précisément ce qui fait varier la facture, pour que vous puissiez évaluer un devis au lieu de le subir.

Les 6 variables qui déterminent le prix

1. Le nombre de postes de travail. C'est la base de tout calcul. Un poste, c'est un utilisateur à supporter, un système à maintenir à jour et à surveiller.
2. Les serveurs et équipements centraux. Un serveur de fichiers, un NAS, un logiciel métier hébergé en interne ou une infrastructure virtualisée demandent une surveillance et une expertise sans commune mesure avec un parc de postes seuls. C'est souvent le premier poste de coût après les utilisateurs.
3. Le niveau de service attendu. Un engagement de prise en charge en heures ouvrées ne coûte pas la même chose qu'une couverture élargie aux soirées et week-ends. Plus l'engagement est contraignant pour le prestataire, plus il se paie — c'est normal et c'est vérifiable dans le contrat.
4. Le périmètre inclus. Sauvegarde, antivirus managé, gestion des accès, licences, téléphonie, sécurité avancée : chaque brique peut être dans le forfait ou facturée à part. Deux devis d'apparence très éloignée couvrent parfois exactement la même chose.
5. La complexité réelle. Plusieurs sites, du télétravail permanent, un logiciel métier ancien et fragile, un parc matériel hétérogène de huit ans d'âge : tout cela augmente le temps d'intervention, donc le coût.
6. L'état de départ. Un parc jamais maintenu demande une remise à niveau initiale (mises à jour, sécurisation, sauvegardes) qui se distingue du forfait mensuel. Un prestataire sérieux la chiffre séparément plutôt que de la noyer dans l'abonnement.

Les 3 modèles de facturation, et leurs pièges

Le forfait par poste et par mois

Le plus répandu, et le plus lisible : vous multipliez un prix unitaire par votre nombre d'utilisateurs. Son intérêt est la prévisibilité budgétaire. Son piège est le périmètre : un forfait par poste très bas cache presque toujours une liste d'exclusions longue, où tout ce qui prend du temps est facturé en supplément.

La facturation à l'acte

Vous appelez, on intervient, on facture le temps passé. Aucun engagement, et cela peut suffire à une structure de trois personnes. Deux limites : le budget devient imprévisible exactement les mois où vous avez des problèmes, et surtout personne n'est payé pour faire de la prévention. Or l'essentiel du travail utile en informatique est préventif.

Le forfait global

Un montant mensuel unique couvrant tout le périmètre défini. Confortable quand le périmètre est écrit noir sur blanc, risqué quand il reste flou : c'est là que naissent les désaccords en cours de contrat.

Ce qui doit être inclus, ce qui l'est rarement

Généralement inclus dans un forfait d'infogérance digne de ce nom :

• •le support aux utilisateurs (téléphone, à distance) avec un délai de prise en charge écrit
• •la surveillance des postes et serveurs, et les mises à jour de sécurité
• •la gestion de l'antivirus et des sauvegardes de vos données, avec vérification que les sauvegardes fonctionnent réellement
• •un point régulier avec la direction sur l'état du parc et les risques

Souvent hors forfait, et c'est légitime tant que c'est annoncé :

• •les licences logicielles et les abonnements (messagerie, suite bureautique, hébergement)
• •le matériel neuf et son installation
• •les projets : migration, changement de serveur, déploiement d'un nouvel outil
• •les interventions liées à un logiciel métier édité par un tiers

Le vrai indicateur de sérieux n'est pas la longueur de la liste incluse, c'est l'existence d'une liste écrite des exclusions. Un prestataire qui refuse de l'écrire vous facturera les surprises.

Pourquoi nous chiffrons au cas par cas

Nous n'affichons pas de grille tarifaire d'infogérance, et c'est un choix assumé. Un forfait standardisé n'a que deux issues : soit il est calibré large et vous payez pour des prestations dont vous n'avez pas besoin, soit il est calibré serré et tout ce qui compte vraiment tombe hors forfait. Dans les deux cas, c'est le client qui absorbe l'écart.

Concrètement, nous regardons votre parc, vos serveurs, vos logiciels métiers, votre organisation et votre tolérance à l'arrêt, puis nous chiffrons ce périmètre-là. Le devis tient sur une page, avec ce qui est couvert, ce qui ne l'est pas, et les engagements de délai. Vous pouvez le comparer ligne à ligne avec un concurrent.

Comment comparer deux devis sans se tromper

1. Ramenez tout au coût mensuel par utilisateur, tout compris. Additionnez le forfait, les options obligatoires et la remise à niveau initiale étalée sur la durée du contrat.
2. Demandez la liste des exclusions par écrit. C'est la question qui départage le plus vite deux devis proches.
3. Vérifiez les délais d'intervention dans le contrat, pas dans la plaquette. Un délai annoncé en commercial et absent du contrat n'existe pas.
4. Cherchez la clause de réversibilité. Que se passe-t-il si vous partez : documentation, mots de passe, accès, accompagnement de la transition. Un prestataire qui esquive compte sur votre dépendance.
5. Regardez qui sera votre interlocuteur. Un référent stable qui connaît votre installation vous fera gagner plus de temps qu'un délai contractuel serré traité par une personne différente à chaque incident.

Pour le détail de ce que nous couvrons et de nos engagements, voyez notre page infogérance à Montpellier. Et si vous êtes encore à l'étape du choix, notre article sur comment choisir son prestataire informatique complète celui-ci.

Questions fréquentes